SKYPE如何给老外发会议邀请,如何用SKYPE向外国人发送会议邀请

小编

你有没有想过,如何用SKYPE给老外发会议邀请,让他们感受到你的诚意和专业呢?别急,今天就来给你支几招,让你轻松搞定这场跨国会议的邀请大戏!

一、精心准备,万事俱备

在正式发送会议邀请之前,你需要做好充分的准备。以下是一些关键步骤:

1. 明确会议目的:首先,你得搞清楚这次会议的目的是什么,是项目讨论、产品展示还是其他什么。明确目的,才能更有针对性地邀请相关人员。

2. 确定参会人员:根据会议目的,列出需要邀请的参会人员名单。别忘了,老外可能对时间、时差等因素比较敏感,所以要提前考虑他们的日程安排。

3. 选择合适的时间:尽量选择一个对大家都比较方便的时间,可以通过调查或询问来确定。同时,考虑到时差问题,最好选择一个对多数参会者来说都是工作日的时段。

4. 准备会议资料:提前准备好会议所需的资料,如议程、演示文稿、相关文件等,以便在会议中分享。

二、SKYPE邀请,步步为营

现在,你已经做好了充分的准备,接下来就是通过SKYPE发送会议邀请了。以下是一些实用的技巧:

1. 发送邀请邮件:首先,给老外发送一封邀请邮件。邮件内容要简洁明了,包括会议主题、时间、地点(SKYPE会议ID)、参会人员名单以及会议目的。

2. 使用SKYPE群组:如果你需要邀请多位老外,可以使用SKYPE群组功能。创建一个群组,将所有参会者添加进去,然后发送会议邀请。

3. 添加会议在邀请邮件中,添加SKYPE会议链接,方便老外直接加入会议。同时,提醒他们提前下载并安装SKYPE软件。

4. 提醒注意事项:在邀请邮件中,提醒老外注意会议时间、时差以及可能需要准备的资料。此外,还可以提醒他们关闭不必要的应用程序,确保会议顺利进行。

三、跟进确认,确保无误

发送邀请后,不要急于等待回复,而是要主动跟进确认。以下是一些跟进技巧:

1. 电话或邮件确认:在会议前一周,给老外打电话或发送邮件,确认他们是否收到邀请,并询问是否有任何问题。

2. 提醒会议时间:在会议前一天,再次提醒老外会议时间,并确认他们是否已经准备好。

3. 建立沟通渠道:建立一个沟通渠道,如微信群、QQ群等,方便大家在会议前进行交流,分享资料。

四、会议结束后,反馈

会议结束后,不要忘记反馈。以下是一些反馈的要点:

1. 收集反馈意见:在会议结束后,收集参会者的反馈意见,了解他们对会议的满意度以及改进建议。

2. 整理会议纪要:整理会议纪要,包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等,以便后续跟进。

3. 感谢参会者:向参会者表示感谢,感谢他们抽出时间参加此次会议,并期待下次合作。

通过以上这些步骤,相信你已经掌握了如何用SKYPE给老外发会议邀请的技巧。只要用心准备,用心沟通,相信你一定能成功举办一场成功的跨国会议!加油吧,小伙伴!